Ez egy PR cikk
Egy nagy rendezvényt szeretnénk tető alá hozni, a szervezést nem lehet elég hamar elkezdeni! Vágjunk tehát bele a lehető legkorábban: jó előre határozzuk meg az esemény célját, készítsünk koncepciós tervet és forgatókönyvet! A költségvetés kialakításánál számoljunk azzal, hogy a kiadások dinamikusan változhatnak – mindez nem szabad, hogy meglepetésként érjen minket! Jó előre tisztázzuk az időpontot és foglaljuk le a helyszínt, a lehető leghamarabb értesítsük a vendégeket és résztvevőket is – csak így biztosíthatjuk, hogy a lehető legtöbben megjelenjenek az eseményen!
Ajánlatos több potenciális helyszíntől is árajánlatot kérni – és még jobb, ha személyesen is meg tudjuk nézni a jelölteket! Így sok olyan kulcsfontosságú dologról is meggyőződhetünk, amelyet egy weboldal vagy néhány fotó és egy leírás nem képes átadni – például hogy milyen az adott helyszín hangulata vagy mennyire könnyű a megközelítése.
A helyszín kiválasztásánál mindenképpen figyeljünk oda annak kapacitására és arra, rendelkezésre állnak-e a megfelelő technikai eszközök. Például, hogy kényelmesen elfér-e annyi vendég, amennyit várunk, van-e lehetőség a tervezett koncert vagy szórakoztató program lebonyolítására, van-e elég áram- és energiaforrás. Ha a rendezvény a nyári hónapokra esik, kültéri programok esetén az árnyékról, beltéri eseménynél a tér megfelelő hűtéséről és szellőztetéséről kell gondoskodnunk – hidegebb idő esetén ugyanez a fűtésre is igaz. Ha a programok az éjszakába nyúlnak, nem feledkezhetünk el a világításról sem!
A rendezvénybiztosítás szavatolja, hogy egyetlen vendégnek, szervezőnek vagy az eseményen dolgozó munkatársnak se essen baja, ha valami váratlan dolog történik, ez pedig a legfontosabb aspektus.
Márpedig ilyesmi könnyen előfordulhat, főleg egy nagy létszámú rendezvény esetén. Illetéktelenek próbálhatnak behatolni, egy hirtelen feltámadó zivatar összekuszálhatja a kültéri programot, és azt a lehetőséget sem lehet kizárni, hogy egy vendég tesz kárt valamilyen eszközben vagy viselkedik oda nem illő módon. A rendezvénybiztosítás mindezek mellett számos egyéb dologra is kiterjedhet, például a beléptetésre.
A megfelelő logisztika és rendezvénybiztosítás azért fontos, mert ezek hiányában menthetetlenül rossz szájíz marad az esemény után a résztvevőkben. A minőségi programok és a szórakoztató tartalmak azonban azok, amelyek miatt minden vendég jól szórakozik és pozitív töltettel távozik majd.
Fontos, hogy úgy állítsuk össze a programot, hogy az valóban releváns, érdekes és vonzó legyen: a legjobb, ha megtaláljuk az egyensúlyt a tartalmasság és a szórakoztatás között. Egy üzleti eseményen például a szakmai előadások mellett jó, ha van egy kevésbé komoly fellépő is – ilyen lehet egy humorista vagy egy zenei előadó.
Fontos a jó időbeosztás és a különböző programok összehangolása is: ha túl későn kerül sor valamire, előfordulhat, hogy addigra több vendég már hazamegy, míg ha étlen-szomjan kell több előadást is végigülniük a meghívottaknak, könnyen türelmetlenné válhatnak.
Ha azt akarjuk, hogy rendezvényünk jól sikerüljön, gondoskodnunk kell arról, hogy minden apró részfeladat flottul menjen. Ezek közé tartozik a regisztráció, a jegyértékesítés, a panaszok kezelése és az ügyfélszolgálat is. Teszteljük le többször a honlapot és az elérhetőségeket is, hogy valóban működnek-e, és gondoskodjunk arról is, hogy minden feladatra elég ember jusson! Különösen fontos az asszertív, tiszta kommunikáció és az, hogy a vendégeket az esemény előtt, közben és után is megfelelően tájékoztassuk!
Az étkezés és az italok biztosítása minden rendezvény egyik sarokpontja. Figyeljünk oda, hogy a catering megfeleljen az adott helyszínnek: ha nincsenek székek és asztalok, ne kínáljunk például olyan ételt, amit nem lehet állva elfogyasztani! Egy elegáns eseményhez leginkább az apró falatok és pohárdesszertek illenek, míg egy lazább, kötetlenebb rendezvényt akár food truck-ok is kiszolgálhatnak.
Sokan elfeledkeznek erről, pedig szervezőként egy rendezvény nem fejeződik be a programok végével és a vendégek távozásával. Jól esik a résztvevőknek, ha utólag megköszönjük a részvételt, esetleg a véleményüket is kikérjük. De ez még nem minden: előfordulhat, hogy valaki a helyszínen felejtette kabátját vagy a táskáját – jó, ha ilyenkor is van, aki segíteni tud neki.
Emellett mi magunk is értékeljük, sikerült-e mindent megvalósítani, amit szerettünk volna, hol vétettünk hibákat, mi az, amire nem készültünk fel.
Egy nagy létszámú rendezvényt megtervezni, arra felkészülni nem könnyű feladat. Ha azonban odafigyelünk a fenti pontokra, hatalmas sikert arathatunk – egy jól sikerült rendezvény pedig nemcsak a résztvevők, de a szervezők számára is felbecsülhetetlen élmény!
(Fizetett PR cikk)
